Od pomysłu do realizacji – jak narodził się mój projekt automatycznego przypisywania zadań w Slacku

Wszystko zaczęło się od frustration związanej z ręcznym przypisywaniem zadań w naszej firmowej komunikacji. Mimo że Slack świetnie sprawdza się jako narzędzie do rozmów i szybkich ustaleń, zarządzanie zadaniami w tym środowisku potrafiło szybko się rozrastać, szczególnie gdy liczba projektów i współpracowników rosła. Postanowiłem więc znaleźć sposób, by zautomatyzować ten proces. Chciałem, aby każdy nowy wątek czy konkretna wiadomość mogły automatycznie trafiać do systemu przypisywania zadań, a następnie przypominać o nich odpowiednim osobom. I tak narodził się pomysł na własne rozwiązanie, które od początku miało być proste, ale skuteczne.

Podstawy technologiczne – webhooki i Google Apps Script

Kluczowym elementem mojego rozwiązania stały się webhooki oraz Google Apps Script. Webhooki to specjalne URL-e, które pozwalają na przesyłanie informacji z jednej usługi do drugiej w czasie rzeczywistym. W praktyce oznaczało to, że kiedy w Slacku pojawia się jakaś określona wiadomość, można ją automatycznie przechwycić i uruchomić zaprogramowaną akcję. Google Apps Script z kolei to platforma stworzona przez Google, pozwalająca na pisanie własnych skryptów, które mogą działać w chmurze, korzystając z usług Google, takich jak Dokumenty, Arkusze czy Gmail.

Połączenie tych dwóch elementów dawało mi ogromne możliwości. Mogłem np. ustawić, aby każda wiadomość zawierająca słowo kluczowe „zadanie” automatycznie wywołała mój skrypt, który przypisywałby je odpowiedniemu pracownikowi i zapisywał w arkuszu Google. To rozwiązanie wymagało jednak sporo pracy nad szczegółami – od konfiguracji webhooka, przez napisanie samego skryptu, aż po integrację z API Slacka.

Tworzenie własnego skryptu – krok po kroku

Początkowym krokiem było przygotowanie środowiska w Google Apps Script. Utworzyłem nowy skrypt, który miał obsługiwać przychodzące żądania od webhooka. W moim przypadku, na początku, skrypt był dość prosty: sprawdzał treść wiadomości, szukał słowa „zadanie”, a potem przypisywał je do wybranego pracownika i zapisywał w arkuszu kalkulacyjnym.

Najpierw musiałem wygenerować adres URL webhooka, który umieściłem w Slacku jako integrację typu Incoming Webhook. W momencie, gdy ktoś wysłał wiadomość z określonym słowem kluczowym, Slack przesyłał ją do mojego skryptu. W skrypcie napisałem funkcję, która odczytywała zawartość wiadomości, analizowała tekst i, jeśli spełniał odpowiednie kryteria, wykonywała dalsze działania.

Przykład fragmentu kodu wyglądał tak:

function doPost(e) {
  var data = JSON.parse(e.postData.contents);
  var message = data.event.text;
  if (message.indexOf("zadanie") !== -1) {
    var assignee = determineAssignee(message);
    saveTask(message, assignee);
    notifyUser(assignee, message);
  }
}

Oczywiście, funkcje `determineAssignee`, `saveTask` czy `notifyUser` były pisane oddzielnie, by obsługiwać przypisywanie, zapis i powiadomienia. Cały ten proces wymagał testów i drobnych korekt, ale ostatecznie udało mi się zbudować system, który działał dość stabilnie.

Napotykanie na wyzwania – od API Slacka po automatyzację

Największe trudności pojawiły się na etapie integracji z API Slacka. Chociaż dokumentacja jest dość obszerna, to jednak często brakowało mi szczegółowych wskazówek, jak obsługiwać niektóre zdarzenia czy jakie uprawnienia są konieczne. Musiałem też zadbać o odpowiednie autoryzacje, aby mój webhook mógł odczytywać wiadomości, a jednocześnie nie naruszać zasad bezpieczeństwa firmy.

Kolejnym wyzwaniem było zapewnienie, by system był niezawodny i nie generował fałszywych przypisań czy duplikatów. W tym celu dodałem logikę sprawdzającą, czy dana wiadomość już została obsłużona, aby uniknąć powtórzeń. Nie obyło się bez drobnych bugów i konieczności optymalizacji kodu, ale ostatecznie udało się wszystko dopracować.

Rezultaty – jak automatyzacja odmieniła zarządzanie projektami

Po kilku tygodniach testów i drobnych ulepszeń, mój system zaczął działać naprawdę dobrze. Przede wszystkim zyskałem więcej czasu, bo nie musiałem ręcznie przypisywać zadań ani martwić się o pominięte wiadomości. Wszyscy współpracownicy szybko przyzwyczaili się do nowego sposobu, a automatyczne przypisania działały niemal w czasie rzeczywistym.

Co najważniejsze, widok w arkuszu Google stał się centralnym miejscem monitorowania postępów. Mogłem łatwo sprawdzić, kto ma najwięcej zadań, a także generować raporty na koniec dnia czy tygodnia. Automatyzacja sprawiła, że zarządzanie projektami stało się bardziej przejrzyste i mniej stresujące – szczególnie w okresach wzmożonej pracy czy przy dużej liczbie zadań.

Refleksje i spojrzenie w przyszłość

Tworząc własny system, zyskałem nie tylko narzędzie, które usprawniło codzienną pracę, ale też cenną lekcję o możliwościach integracji różnych technologii. Uświadomiłem sobie, że nawet proste rozwiązania, oparte na webhookach i Google Apps Script, mogą znacząco podnieść efektywność pracy zespołu.

Oczywiście, automatyzacja to nie jest rozwiązanie dla każdego i w każdej sytuacji – wymaga pewnej wiedzy technicznej, a czasem też ciągłego dopracowywania. Jednak dla małych i średnich zespołów, które chcą odciążyć swoje codzienne zadania, to świetny sposób na zwiększenie produktywności i minimalizację błędów.

Jeśli zastanawiasz się nad podobnym projektem, nie bój się eksperymentować. Nawet podstawowe narzędzia, takie jak webhooki i arkusze kalkulacyjne, mogą stać się podstawą do naprawdę skutecznych rozwiązań. Warto zacząć od małych kroków i stopniowo rozwijać własny system, dostosowując go do potrzeb swojego zespołu.

Na koniec – nie zapominaj, że automatyzacja to tylko narzędzie. Kluczem jest odpowiednie planowanie, testowanie i ciągłe ulepszanie. Dzięki temu rozwiązanie nie tylko będzie skuteczne, ale też naprawdę ułatwi codzienną pracę i pozwoli skupić się na tym, co najważniejsze – na rozwiązywaniu problemów i rozwijaniu projektów.